Onze privacy statement

Onze bijbel die jouw inzicht geeft over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan!

FRMWRK bv (wij), gevestigd aan Schiehavenkade 136, 3024 EZ  ROTTERDAM, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven, in het kader van de door jou gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via ontwikkelen@frmwrk.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Commerciële doeleinden

Wij kunnen je, naast de informatie op onze website, ook op de hoogte brengen van onze nieuwe producten en diensten dit gebeurd veelal via de onderstaande kanalen:

  • per e-mail
  • via social media

Administratieve doeleinden

Als je een klant of een partner (leveranciers) van ons bent verwerken wij jouw persoonsgegevens ook voor administratieve doeleinden, zoals het versturen en ontvangen van facturen.  

Werving en selectie doeleinden

Als je reageert op één van ons openstaande vacatures deel je vaak je CV en een motivatiebrief met ons. Deze documenten staan vol met persoonsgegevens maar ook met relevante informatie waarop wij kunnen bepalen of jij onze nieuwe collega wordt. 

Nieuwsbrief

Wij sturen wekelijks een nieuwsbrief waarin we kennis en evenementen delen met geïnteresseerden over onze producten en/of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je je gemakkelijk kunt afmelden. Jouw e-mailadres wordt slechts met jouw expliciete toestemming toegevoegd aan de mailinglijst.

Via welke kanalen verkrijgen wij zoal jouw persoonsgegevens

Wij gebruiken diverse kanalen om jouw persoonsgegevens te verkrijgen. Wij willen benadrukken dat dit nooit zonder jouw toestemming en met een duidelijk doel gebeurd. Allereerst onze website. Wij hebben diverse contactformulieren in onze website die je kan invullen. Denk bijvoorbeeld aan het downloaden van een whitepaper, het aanmelden voor een van onze kennissessies, of om gewoon met ons in contact te komen over een vraag die je hebt. Daarnaast kan je je inschrijven voor onze wekelijkse nieuwsbrief. Zo blijf je op de hoogte van alles wat ons bezighoudt en voorzien wij jou regelmatig van leuke "AHA"-momenten. Hiervoor geldt uiteraard dat de aanmelding nooit gebeurt zonder jou nadrukkelijke toestemming. Wij maken ook gebruik van Hubspot. Dit systeem zal je zo nu en dan een pop-up tonen met het verzoek of wij je wellicht verder kunnen helpen met jouw vraag. Alleen op het moment dat jij gegevens invoert, worden deze gegevens opgeslagen en verwerkt. Tot slot onze kennissessies. Bij aanvang van deze sessies vragen wij je naam en/of e-mailadres op een formulier in te vullen. Hiermee bepalen wij of je ook daadwerkelijk bent langs gekomen en krijg je als aandenken aan de sessie een persoonlijke certificaat van deelname die jij weer kan showen aan je collega's. Niets meer niets minder ;-)

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een FRMWRK'er) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende van persoonsgegevens:

Klantgegevens

  • Naam contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon
  • E-mailadres contactpersoon

6 maanden na het beëindigen van de klantrelatie worden de gegevens uit onze CRM software verwijderd. Voor de financiële administratie wordt de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar gehanteerd. 

Partnergegevens

  • Naam contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon
  • E-mailadres contactpersoon

6 maanden na het beëindigen van de partnerrelatie worden de gegevens uit onze CRM software verwijderd. Voor de financiële administratie wordt de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar gehanteerd. 

Leads

  • Naam contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon
  • E-mailadres contactpersoon

24 maanden na het beëindigen van het verkoopproces waarbij een lead niet is omgezet naar een klant worden de gegevens uit onze CRM en leadnurturingsoftware verwijderd. 

Sollicitanten

  • NAW-gegevens
  • Telefoonnummers
  • E-mailadres

Bij het afwijzen van een sollicitant wordt na 2 weken het sollicitantendossier vernietigd.

Nieuwsbrief leden

  • Naam contactpersoon
  • E-mailadres contactpersoon

Het verwijderen uit de e-mailmarketing software ligt bij jou zelf, door middel van de mogelijk om jezelf uit te schrijven. 

Na deze periode zullen wij opnieuw vragen of we jouw gegevens mogen blijven gebruiken door het sturen van een e-mail(nieuwsbrief) of een brief. 

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verstreken uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Systemen die wij gebruiken

Wij gebruiken de volgende computerprogramma's of -systemen om jouw persoonsgegevens op te slaan, te verwerken of te analyseren:

  • Perfectview, ons CRM pakket waarin wij belangrijke communicatie met onze klanten en leads vastleggen.
  • Ronald (ActiveCampaign), ons marketingautomation systeem waarbinnen wij intelligente flows inrichten om onze klanten en nieuwsbrief leden relevante informatie toe te sturen via e-mail.
  • Hubspot, onze leadnurturing tool om nieuwsbriefinschrijvingen te werven en bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. 
  • Youtrack, ons issuetrackersysteem waarbinnen wij alle projectgerelateerde zaken vastleggen.
  • Survey Monkey, ons online vragenlijsten software, die wij gebruiken om periodiek onze klant- en medewerkerstevredenheid toetsen.
  • Tickspot, ons urenregistratiesysteem, waar de FRMWRK'ers hun (project)uren vastleggen.
  • Google Analytics, onze webanalyse software om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij gebruiken alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van onze website en het verbeteren van functionaliteiten om jouw gebruikservaring te vergroten. Ze zorgen ervoor dat onze website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Je kunt voorkomen dat onze website een cookie plaats door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar ontwikkelen@frmwrk.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-pers…

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via ontwikkelen@frmwrk.nl.

Wij streven er naar om jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk vast te leggen bij partners die de data binnen de EU opslaan. In sommige gevallen is dit helaas (nog) niet mogelijk. In al deze gevallen hebben wij partijen gekozen die Europese privacy regels respecteren en hun dienstverlening uitvoeren onder de EU-US Privacy Shield.

Onderstaand een overzicht van deze partners:

Tickspot: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000008RDAAA2
Survey Monkey: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000Gn7zAAC
Hubspot: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TN8pAAG
Ronald (ActiveCampaign)https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnH6AAK

Wijzigen van onze privacy policy

De wereld verandert, dus ook de wijze hoe wij met elkaar tegen de bescherming van jouw persoonsgegevens aankijken. Om deze reden zijn wij gerechtigd om onze privacy policy te vernieuwen. Uiteraard houden wij jou hiervan op de hoogte via e-mail, zodat je niet deze pagina continue hoeft te refreshen en op zoek moet gaan naar mogelijke aanpassingen ;-)

*** Versie 1.2, d.d. 7 juni 2018

Meer vragen over de privacy wetgeving?

Neem dan eens contact op met:
Thomas
Managing Partner
010 8200 328