Al 11 jaar ben ik de vaste administratieve spil van FRMWRK. Ik zorg ervoor dat dagelijkse taken - van inkoopfacturen tot kasafschriften - accuraat worden afgehandeld. Mijn inzet straalt niet alleen af op een kloppende administratie, maar ook op de vertrouwensrelaties met klanten, leveranciers en personeel. We weten immers allemaal hoe fijn het is om gewoon netjes op tijd betaald te krijgen. Een financieel administratief medewerker die van aanpakken weet is daarom absoluut onmisbaar.
Onmisbaar, en wel om deze redenen:
- Knopen doorhakken. Wil je als directie gefundeerde beslissingen kunnen maken, dan is realtime inzicht in de huidige financiële situatie een must. Ik zorg dat alle gegevens aan het einde van de dag ingevoerd zijn, zodat Ronald en Thomas weten waar ze aan toe zijn.
- Voorkomen is beter dan genezen. Deze spreekt natuurlijk voor zich. Toch verslonzen een hoop bedrijven jaarlijks hun administratie. En laten we wel wezen: een foutje sluipt er al snel in. Een foutje, of een opstapeling daarvan, kan je in flinke problemen brengen. Het oplossen daarvan kost tijd. En als het aan de Belastingdienst ligt… vaak ook nog een hoop geld.
- Vertrouwen. Vertrouwen is één van de belangrijkste ingrediënten, hetzij het belangrijkste ingrediënt, in iedere (zakelijke) relatie. Gezien menig vertrouwensbreuk met een geldkwestie te maken heeft adviseer ik je om ervoor te zorgen dat je debiteuren-, crediteurenbeheer en loonadministratie goed op orde is. Door tijdige betalingen voelt een ander zich serieus genomen. Het bespaart bovendien een hoop vervelende belletjes die je liever niet ontvangt.
- Het is de basis. Hoewel de afdeling administratie doorgaans niet zo prominent aanwezig is binnen een organisatie, is het de basis van diverse processen. Het is bovenal de basis van je centrale aangifte. Een kloppend administratief overzicht vertelt je welke betalingen nog openstaan, maar ook wat je zelf binnenkort dient te betalen. Wij werken met het boekhoudsysteem van Unit4 waardoor ik altijd realtime overzicht heb.
- For your eyes only. Tsja, sommige informatie is nu eenmaal niet voor alle ogen bestemd. Daarom is het van belang dat de administratief medewerker data zorgvuldig verzamelt, coördineert en bewaart. Hou vooral ook alle gegevens centraal bij elkaar. Een administratie die zich versnipperd over je organisatie bevindt is niet alleen slordig, maar maakt het bovendien lastig om dingen terug te vinden en beslissingen te maken (zie punt 1).
“Ik wil ook zo’n Angela…”
…denk je misschien. Dat kan. Maar wat heeft een administratief medewerker nodig? Laten we beginnen met een prettige werksfeer en een open klimaat; transparantie is key. Persoonlijk vind ik het fijn om zelfstandig te kunnen werken en mijn eigen tijden in te kunnen delen.
Eigenlijk geldt het volgende advies voor iedere functie. Hoe fijn is het als je een collega hebt “who’s got your back”? Als office manager en directe collega is Angela een vertrouwde schakel. We zijn elkaars back-up wanneer het nodig is. Dat geeft een goed gevoel voor iedereen.
Tot slot: als je het zelf niet leuk vindt, geef het dan uit handen aan een extern administratiekantoor. Met een financiële administratie om door een ringetje te halen kun jij je helemaal focussen op de ontwikkeling van je bedrijf. Heeft jouw Angela wél de administratieve skills? Vergezel haar dan van een goed boekhoudpakket. Daarmee maak je niet alleen haar, maar ook je klanten blij.
