Welke voorbereiding moet je treffen voor een perfecte jaarrekening?

Welke voorbereiding moet je treffen voor een perfecte jaarrekening? Met onze jarenlange ervaring als financieel medewerker en office manager weten we inmiddels hoe je deze klus effectief kunt aanvliegen. Lees onze checklist!

Heb je alle facturen en bonnen paraat?

Regel nummer 1: een goed boekhoudpakket is onmisbaar voor een accurate boekhouding.

Regel nummer 2: bewaar papieren bonnen op een centrale plek. Klinkt logisch, maar gaat in de praktijk nog wel eens fout.

Regel nummer 3: Zorg dat je iedereen binnen de organisatie informeert over de bonnen-regel. Oftewel: alle bonnen en facturen dienen altijd bij dezelfde persoon te worden aangeleverd. Vraag medewerkers om de bon of factuur reeds voor-gespecificeerd aan te leveren. Wij zeggen altijd: ‘als het bij de administratie binnenkomt, dan is de administratie ook verantwoordelijk’. Bewaar bonnen direct na ontvangst op een vaste plek.

Periodieke facturen

Zodra het boekjaar is afgesloten controleren wij alle periodieke afschrijvingen. Denk bijvoorbeeld aan maand- of kwartaalfacturen voor energie, gas en verzekeringen. Tel je ook daadwerkelijk twaalf facturen en twaalf afschrijvingen?

Missende bonnen

Mis je een bon of factuur? Probeer dan te achterhalen waar het afgeschreven bedrag aan uitgegeven is en wie deze transactie heeft goedgekeurd. In veel gevallen kun je achteraf alsnog een kopie-bon of factuur opvragen.

Facturatie over 2017

Heb je in de afgelopen weken nog (verlate) facturen ontvangen die bij een project horen dat vorig jaar reeds is afgerond? Middels een journaalpost plaatsen wij dergelijke facturen terug in de boekhouding van vorig jaar. De balans die we daarmee creëren in de boekhouding maakt het voor het management mogelijk om helder inzicht te krijgen in uitgaven en inkomsten.

Administratie van 2018

In zowel het boekhoudsysteem als in de kast moeten mappen aangemaakt worden voor 2018. Je moet je boekhouding officieel 7 jaar bewaren, dus dat betekent dat de mappen van 2010 vernietigd kunnen worden.

Naverrekeningen

Door de verrekeningen vroeg in het jaar te controleren voorkom je dat je later in het jaar voor (financiële) verrassingen komt te staan. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringen, pensioenen, enzovoorts. Mogelijk dien je een extra bedrag te betalen. Om deze reden zorgen wij ervoor dat de jaarrekening in het eerste kwartaal van 2018 is afgerond.

Afstemming met de accountant

De accountant maakt voor ons de jaarrekening op. Hoe accuraat de voorbereiding ook is; in de regel komen er wat zaken naar voren die niet volledig kloppen. Zorg dat je snel kunt schakelen met je accountant om dergelijke zaken snel te corrigeren.

Een jaarrekening voorbereiden is een hoop werk. Veel uitzoeken, veel controleren. Wij willen je adviseren om dit ieder kwartaal al te doen, zodat je begin volgend jaar zo min mogelijk hoeft te doen. Zo ontwikkel je in een mum van tijd een jaarrekening met de accountant. Dit is van belang voor elk e-commerce bureau.

‍