In de versnelde wereld van e-commerce is succesvol zijn meer dan alleen het hebben van een webshop. Het vereist een innovatieve en adaptieve aanpak die kan inspelen op de steeds (én snel) veranderende behoeften en verwachtingen van de klant. Een opkomende benadering die steeds meer aandacht krijgt, is het gebruik van zelfsturende teams.
Een praktijkvoorbeeld hiervan is het e-commerce team van Indi.nl. Wij spraken Anoek Vinke daarover in aflevering #32 van onze podcast Op weg naar 20 miljoen. Zij is online marketeer daar en legt uit hoe zij holacracy (een vorm van zelfsturing) hebben geïmplementeerd hebben én wat dat hen heeft gebracht. Dus als je dieper wilt duiken in dit onderwerp, zorg er dan zeker voor dat je aflevering 31 van "Op Weg naar 20 Miljoen" beluistert op Spotify of Apple Podcast.
In dit artikel zullen we de voordelen en kenmerken van een zelfsturend team in de context van e-commerce uiteenzetten.
Zelfsturing
Zelfsturing is een vorm van bedrijfsvoering waarin medewerkers een hoge mate van autonomie en verantwoordelijkheid hebben bij het nemen van beslissingen en het beheren van hun werk. In plaats van een traditionele hiërarchische structuur waarin beslissingen van bovenaf worden genomen en taken worden toegewezen, worden medewerkers aangemoedigd om zelfstandig te handelen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen werk en resultaten.
Holacracy: een systeem voor zelfsturing
Holacracy is een model van zelfsturing die in 2007 werd geïntroduceerd door Brian Robertson. In een holacratie worden de taken, verantwoordelijkheden en besluitvorming verdeeld over verschillende cirkels of rollen. Zo heb je dus geen manager en ook geen functieprofielen meer. Elke cirkel of rol heeft een specifieke set van verantwoordelijkheden en de vrijheid om zelfstandig beslissingen te nemen binnen zijn domein.
In plaats van dat medewerkers wachten op instructies van bovenaf, hebben ze de autonomie en het vertrouwen om zelf beslissingen te nemen die passen binnen de afgebakende verantwoordelijkheden van hun rol. Maar, daarbij zijn er wel duidelijke spelregels. Er zijn regelmatige overlegmomenten, zoals cirkelvergaderingen, waarin de verschillende rollen samenwerken, communiceren en eventuele spanningen of uitdagingen bespreken.
De grondwet van holacracy
De Holacracy Grondwet omvat de spelregels van het model. Het delegeert de bevoegdheid om de organisatie te besturen aan deze spelregels. In totaal kent deze grondwet 5 artikelen:
Artikel 1: Organisatiestructuur: Definitie van een rol, Verantwoordelijkheden van Rol Leads, Cirkels, Cirkel Leads
Artikel 2: Regels voor Samenwerking: Transparantieplicht, Behandelplicht, Prioriteringsplicht, Samenwerkingsafspraken
Artikel 3: Werkoverleggen: Aanwezigheid, Overlegvorm
Artikel 4: Gedistribueerde Autoriteit: Beperkingen van Bevoegdheid, Bevoegdheid om te Interpreteren, Individueel Initiatief
Artikel 5: Het Governance-proces: Governance-deelnemers, Toepassing van het Governance-proces, Wijzigen van Governance, Roloverleggen, Procesverstoring
Zoals je kunt zien betekent holacracy dat er naast de vrijheid en verantwoordelijkheid die het team krijgt er ook duidelijke regels zijn. Voor de volledige grondwet kun je kijken op holacracy.org.
Voorbeeld: rollen in plaats van functieomschrijvingen
Holacracy kent rollen. Traditionele bedrijfsvoering werkt met functies. Daar zijn o.a. de volgende verschillen in te benoemen:
- Functies leggen vooraf veel vast. Ze worden vaak bedacht en geschreven door mensen die zelf niet die functie bekleden.
- Rollen worden beschreven door de cirkel. Dezelfde cirkel die ook verantwoordelijk is voor die rol. Ze worden voortdurend aangepast en geoptimaliseerd.
- Een persoon heeft vaak één functie, terwijl in het geval van rollen een persoon er meerdere tegelijkertijd kan hebben. Rollen zijn in dat opzicht ook kleiner van omvang dan functieprofielen.
Bijvoorbeeld, Melissa is goed in het bedenken van marketing campagnes (dat hoort bij Marketing). Maar, zij is ook erg bedreven in het kiezen van nieuwe producten voor het assortiment (dat hoort bij Inkoop) én maakt ze graag tijd vrij voor het organiseren van teamuitjes (dat hoort bij HR).
Voor- en nadelen van holacracy
Holacracy biedt verschillende voordelen die kunnen bijdragen aan het succes van een organisatie, maar het heeft ook enkele nadelen waar rekening mee moet worden gehouden.
Voordelen
Snelle besluitvorming: Doordat besluitvorming gedecentraliseerd is en werknemers autonomie hebben binnen hun rollen, kan holacracy leiden tot snellere besluitvorming. Teamleden hoeven niet te wachten op goedkeuring van managers, waardoor ze proactief kunnen handelen en snel kunnen reageren op veranderingen en kansen.
Hogere commitment: Holacracy bevordert een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij teamleden. Doordat ze verantwoordelijkheid delen en betrokken worden bij besluitvormingsprocessen, voelen ze zich meer verbonden met de organisatiedoelen. Dit kan leiden tot een hoger commitment en een grotere motivatie om bij te dragen aan het succes van het team en de organisatie als geheel.
Meer innovatie: Het flexibele en adaptieve karakter van holacracy stimuleert innovatie binnen teams. Doordat rollen en verantwoordelijkheden kunnen evolueren en teams de vrijheid hebben om nieuwe ideeën en benaderingen te verkennen, ontstaat er ruimte voor creativiteit en vernieuwing. Dit kan leiden tot meer innovatieve oplossingen en een concurrentievoordeel voor de organisatie.
Nadelen
Risico op burn-out: Omdat holacracy de nadruk legt op zelfsturing en autonomie, bestaat er een risico op overbelasting en burn-out bij teamleden. Het ontbreken van een traditionele hiërarchie kan leiden tot een grotere druk en verantwoordelijkheid op individuen, vooral als er niet voldoende ondersteuning en balans is.
Het beloningssysteem: In sommige gevallen kan holacracy problemen opleveren met het financiële beloningssysteem. Omdat de nadruk ligt op het delen van verantwoordelijkheden en besluitvorming, kan het lastig zijn om een rechtvaardig beloningssysteem te creëren dat rekening houdt met individuele bijdragen en prestaties.
Het is essentieel om deze voor- en nadelen zorgvuldig af te wegen bij het overwegen van de implementatie van holacracy in een organisatie.
Het e-commerce succes van Indi.nl
Een bedrijf dat holacracy heeft omarmt is technische groothandel Indi.nl. Oprichter van het bedrijf Sybrand Brouwer kwam erover te weten en vond het een boeiend en toekomstbestendig concept. Met name vanwege de nieuwe generatie die verlangt naar meer verantwoordelijkheid en vrijheid. Hij nodigde een team van studenten uit om te onderzoeken of holacracy toepasbaar was binnen het bedrijf. Die gaven aan van wel. Zo begonnen ze met de overgang naar holacracy.
Stapsgewijs naar holacracy
Je kunt niet van de ene op de andere dag zeggen: "We gaan zelfsturing en holacracy invoeren.". Om dit stapsgewijs te doen besloten ze om eerst over te gaan op Scrum met het IT- en marketingteam. Dit waren ook de eerste teams die in cirkels werden gezet.
"Je moet er klein aan beginnen, want anders gaat het helemaal mis." - Anoek Vinke
Anoek geeft aan dat dit type bedrijfsvoering wel een bepaald type persoon nodig heeft.
Praktijkvoorbeeld: 15% minder kosten en 17% meer omzet door het in kaart brengen van persona’s
Wanneer Anoek ervaart dat ze binnen marketing een bepaalde focus missen formuleert ze een spanning om te bespreken met het team. Het begon met het feit dat ze eigenlijk niet alles goed konden meten. Ze bedacht aan de slag te gaan met marketing automation. Nadat ze hiervoor een bureau inschakelde werd ze gevraagd wie dé favoriete klant. Snel groeide die vraag uit tot een samenwerking tussen Anoek, Jesse (verantwoordelijk voor de voorkant van de webshop) en Sybrand. Zo ontstond er dus uit een spanning een nieuw project met bijbehorende rollen.
Uiteindelijk heeft deze spanning geleid tot de persona Teun Techneut. De marketing automation die vervolgens daaromheen is opgezet heeft als resultaat 15% minder kosten en 17% meer omzet opgeleverd.
Conclusie
Is holacracy de heilige graal? Nee. Je moet zorgvuldig kijken naar je huidige bedrijfsvoering en het bestaande team. Je kunt echter wel stapsgewijs veranderingen doorvoeren die de principes van zelfsturing omarmen, zoals:
- Meer vrijheid en verantwoordelijkheid geven aan medewerkers.
- Transparantie bevorderen in regels en besluitvorming.
- Autoriteit op een gedistribueerde manier toekennen.
- Dynamische rollen creëren in plaats van statische functies.
Je zou ook het voorbeeld kunnen volgen van Indi.nl, door ervoor te kiezen om eerst Scrum te implementeren. Hoe dan ook, het is van groot belang dat je je aanpast aan het snel veranderende e-commerce landschap!
